Van handzeep naar HR-beleid. In ultrakorte tijd heeft de Nederlandse vestiging van het Franse miljardenbedrijf Econocom zich aangepast aan het coronavirus. Wat Jeannine Helfensteijn, HR Manager van Econocom Nederland, daarbij opvalt is dat HR steeds meer maatwerk levert. ‘Elke dag komen er nieuwe uitdagingen en vragen bij.’

Uitgestelde opdrachten, geannuleerde klantbezoeken en de uitdaging om zo veel mogelijk thuis te werken. Zoals zo veel bedrijven ondervindt Econocom (leverancier van digitale apparatuur via een abonnementsmodel) de gevolgen van de coronacrisis aan den lijve. Houd als HR-afdeling dan maar eens het hoofd koel. Toch oogt Econocom Nederland uiterst stabiel. Zo ziet het zelfs kansen in deze tijd, stelt HR Manager Jeannine Helfensteijn: ‘Onze producten helpen organisaties bij het online samenwerken, iets wat in deze tijd cruciaal is. Daarnaast zijn we nu aan de slag bij grote klanten waarbij het normaliter erg druk is om te werken, denk aan Schiphol. Dat staat nu vrijwel leeg.’

Doelgroepgericht communiceren met personeel

Wat misschien nog wel meer opvalt, is de robuuste interne en externe communicatiestructuur die Econocom in iets meer dan een week tijd heeft opgetuigd. ‘Er komt dagelijks zo veel nieuws op ons af, waaronder ook nog de richtlijnen vanuit de overheid. Dan is het zaak je klanten, leveranciers en medewerkers zo goed en snel mogelijk te informeren.’ Daarom heeft Econocom een kerngroep samengesteld, waarin behalve de directie onder meer ook HR betrokken is. Die hebben wekelijks online overleg, maken gebruik van online collaboration tools en gebruiken een appgroep voor dagelijkse coronazaken.

Belangrijkste les tot nu toe voor HR: doelgroepgericht communiceren. ‘We hebben veel verschillende afdelingen. En voor elke afdeling is de impact van deze crisis weer net even anders. Om te voorkomen dat uiteindelijk niemand de gigantische stroom aan berichten meer leest, kiezen we ervoor om bepaalde afdelingen apart te benaderen. Want wat bijvoorbeeld voor de logistieke afdeling geldt, is niet voor iedereen relevant.’ Met verder onder meer een dynamische FAQ hoopt HR de medewerkers up-to-date te houden.

Thuiswerken

Toen het coronavirus zijn intrede deed in Nederland, zette Econocom als eerste maatregel extra handzeep neer voor de medewerkers. En voor het verspreiden van de preventiemaatregelen werd onder andere digital signage ingezet. Intussen is de ernst van de crisis duidelijk en is dit stap voor stap uitgebreid naar een verstrekkender personeelsbeleid. Waar thuiswerken uiteraard deel van uitmaakt. ‘Online samenwerken hoort bij onze corebusiness, dus gelukkig gaat dat goed,’ stelt Helfensteijn. ‘Nog niet elke afdeling maakte echter gebruik van die faciliteiten, simpelweg omdat dat niet nodig was. In no time hebben we vrijwel iedereen aan het thuiswerken gekregen.’

Praktijkvragen

Met al deze instrumenten wil Econocom Nederland werken mogelijk blijven maken. En vooral: zijn medewerkers goed ondersteunen. ‘Ons uitgangspunt bij alles is dat onze medewerkers zich comfortabel moeten voelen’, zegt Helfensteijn. ‘Of wij het als HR nu ergens eens of oneens mee zijn, dat maakt eigenlijk niet eens zo heel veel uit. Onze mensen moeten ervaren dat ze veilig zijn bij ons. Of dat nu een medewerker betreft die thuiswerken niet zo prettig vindt of iemand die de zorg heeft voor jonge kinderen.’

Dat alles impliceert volgens Helfensteijn dat HR steeds meer maatwerk moet gaan leveren voor medewerkers. ‘Natuurlijk hebben we een goed algemeen beleid, maar er komen wel meer uitdagingen bij. Telkens weer nieuwe, vaak individuele vragen. Daar moeten we dan passende antwoorden op geven. Neem de vraag van een van onze medewerkers die samen met een collega onderweg is met een bedrijfswagen. Het is lastig om daarin anderhalve meter afstand van elkaar te houden. Hoe kan hij het beste met die situatie omgaan?’

HR heeft het er druk mee. Het laatste advies van Helfensteijn heeft precies dáármee te maken. ‘Zoals iedereen wordt ook een HR-medewerker ineens geconfronteerd met een totaal nieuwe werkelijkheid. Een waarin je extra goed voor je eigen mensen wilt zorgen. Maar laten we als HR ook onszelf niet vergeten. Zorg dus zeker in deze tijd ook goed voor jezelf!’

Bekijk hier het volledige artikel

Bron: DOOR PAUL POLEY OP 30 MAART 2020 CORONA

(foto: Unsplash)